Sarstedt AB ønsket bedre kontroll på transportkostnader og logistikk, men manglet både tid og spesialisert kompetanse til å gjennomføre en full anbudsprosess selv. Med Toplogic som partner fikk de ikke bare lavere kostnader, men også struktur, innsikt og et langt bedre beslutningsgrunnlag.

En global virksomhet med høye krav til logistikk

Sarstedt AB er en del av det internasjonale Sarstedt-konsernet og leverer forbruksartikler og utstyr til blant annet helsevesen, laboratorier og forskning. Selskapet opererer i flere markeder og håndterer et betydelig volum varer på tvers av landegrenser.

Dette stiller høye krav til både logistikk, kvalitet og kostnadskontroll.

Et behov som oppsto internt

Behovet for å gjennomgå transportkostnadene oppsto internt i organisasjonen.

– Vi hadde en diskusjon om å redusere kostnader, og så ble vi kontaktet av Toplogic omtrent samtidig. Da tenkte jeg at det var verdt å ta et møte og se på mulighetene, sier Monika Neuman, daglig leder i Sarstedt.

Dette ble starten på selskapets første anbudsprosess med ekstern bistand.

Et arbeid de ikke kunne gjort selv

Allerede tidlig i prosessen ble det tydelig hvor omfattende arbeidet faktisk var.

– Vi hadde aldri kunnet gjennomføre dette selv. Vi har verken kompetansen eller muligheten til å gjøre en så grundig opphandling på egen hånd, sier Neuman.

Hun trekker spesielt frem analysearbeidet som avgjørende.

– Å få på plass en ordentlig fraktanalyse og en tydelig kravspesifikasjon var noe av det viktigste vi fikk hjelp med, forklarer hun.

Bedre avtaler og økt innsikt

Resultatet av samarbeidet ble både konkrete besparelser og bedre struktur.

– Vi har fått et nytt kontrakt med en speditør til betydelig bedre priser enn tidligere, sier Neuman.

Samtidig fikk selskapet langt bedre innsikt i transportmarkedet.

– Vi har fått mye kunnskap om hvilke alternativer som finnes og en mye bedre oversikt over logistikk og kostnader, forklarer hun.

Struktur, tydelighet og god prosess

Samarbeidet med Toplogic beskrives som både effektivt og godt organisert.

– Det har fungert utrolig bra. De har vært strukturerte, effektive og veldig gode på kommunikasjon, sier Neuman.

Toplogic bidro også aktivt til å tydeliggjøre behovene.

– Vi fikk god hjelp til å definere kravene våre og hva vi faktisk trengte fra logistikkoppsettet, forklarer hun.

Store tidsbesparelser i analyse og sammenligning

En av de mest ressurskrevende delene av en anbudsprosess er å sammenligne tilbud.

– Sammenstillingen og sammenligningen av tilbudene er ekstremt tidkrevende. Det Toplogic gjorde der, ville tatt oss flere uker å gjennomføre selv, sier Neuman.

Det var også en øyeåpner hvor mye arbeid som faktisk ligger i prosessen.

– Vi forstod ikke før vi var i gang hvor mye Toplogic faktisk bidrar med. Det ble tydeligere og tydeligere underveis, sier hun.

En mer strategisk tilnærming til transport

Gjennom samarbeidet har Sarstedt også fått en mer strukturert tilnærming til transportkostnader.

– Vi har lært å se på transport på en mer helhetlig og strukturert måte, sier Neuman.

Samtidig har de blitt tryggere i dialogen med markedet.

– Vi har også lært at man ikke skal være redd for å utfordre eksisterende leverandører og presse markedet litt, forklarer hun.

Et langsiktig samarbeid

Sarstedt har inngått en avtale som strekker seg over tre år, og ser allerede verdien av samarbeidet videre.

– Når det blir aktuelt med en ny opphandling, kommer vi til å kontakte Toplogic igjen, sier Neuman.

Hun er også tydelig i sin anbefaling.

– Jeg vil anbefale alle selskaper som ønsker å se på fraktkostnadene sine å ta kontakt med Toplogic. Det har virkelig hjulpet oss, sier hun.

Tydelige mål gir best resultat

Som råd til andre virksomheter trekker hun frem viktigheten av forberedelse.

– Det er viktig å definere egne mål og forventninger. Vil man bytte leverandør, eller ønsker man å utfordre den man allerede har? Det bør være tydelig fra start, avslutter Neuman.