New Wave Norway distribuerer et bredt spekter av varer til det norske markedet, fra klær og tekstiler til ulike profilartikler. Som del av det svenske New Wave Group representerer selskapet en rekke merkevarer og leverer varer til kunder over hele landet. Logistikk og leveringspresisjon er derfor en sentral del av virksomheten.
Martin Madsen, Supply Chain Manager i New Wave, forteller at transport er en viktig del av konkurransekraften.
– Vi er ikke nødvendigvis de billigste på pris, men vi legger veldig stor vekt på logistikk. Det meste som kommer inn til oss blir plukket og pakket samme dag, og da er vi avhengige av at transporten fungerer og at leveransene går ut til kundene med høy presisjon.
Ønsket bedre oversikt over kostnader og alternativer
Bakgrunnen for samarbeidet med Toplogic var først og fremst et ønske om å få bedre oversikt over transportkostnadene og samtidig teste markedet gjennom en strukturert anbudsprosess.
– Vi gikk inn i samarbeidet for å gjennomføre en tenderprosess og få tettere oppfølging av kostnadene våre. Samtidig var det interessant å se om det fantes andre muligheter i markedet, forklarer Madsen.
New Wave hadde allerede en relativt enkel transportmodell med én hovedtransportør. Samtidig er transportmarkedet i stadig utvikling, og det krever mye arbeid å følge opp alle aktører og avtaler.
– Det krever ganske mye å følge med på alt som skjer i transportmarkedet. I praksis er det nesten en fulltidsjobb hvis man skal ha full oversikt over alle aktører og utviklingen i markedet, sier han.
Lite ressursbruk internt
New Wave Norge gjennomgikk det som kalles Toplogic-metoden med Toplogics konsulenter. En full gjennomgang av nåtid, fakturaer, en anbudsprosess som til slutt førte til valg av leverandør. En viktig erfaring fra prosessen var hvor lite intern tid som faktisk måtte brukes.
– Det gikk egentlig veldig lite intern tid med. Det var noen møter underveis, men selve prosessen var enkel å forholde seg til. Vi fikk presentert alternativene og resultatene på en oversiktlig måte, og det gjorde det lett å ta beslutninger, sier Madsen.
Samtidig opplevde New Wave at de hadde full kontroll over valgene som ble tatt.
– Jeg følte absolutt at vi hadde full kontroll selv. Toplogic presenterer analysene og alternativene, men det var vi som bestemte hvilken løsning vi skulle velge.
Bedre innsikt i transportmarkedet
Gjennom anbudsprosessen fikk selskapet også bedre innsikt i transportmarkedet og hvilke løsninger som finnes.
– Når man går gjennom en slik prosess møter man flere transportører og får presentert hva de tilbyr og hva som skjer i markedet. Selv om man ikke nødvendigvis velger en ny partner der og da, får man mye nyttig kunnskap, sier Madsen.
Dette gir et bedre beslutningsgrunnlag også for fremtidige vurderinger.
Samlet oppfølging av avtaler og fakturakontroll
I etterkant av anbudsprosessen valgte New Wave også å flytte fakturakontrollen til Toplogic. Tidligere hadde selskapet en annen leverandør for dette arbeidet, men opplevde at oppfølgingen ikke fungerte godt nok.
– Vi følte det var riktig å samle dette hos én partner. Toplogic håndterte både anbudsprosessen og fakturakontrollen i etterkant, forklarer Madsen og fortsetter;
– Fakturaene fra transportselskapene kan være veldig omfattende med mange tillegg og prislinjer. Uten gode systemer er det vanskelig å ha full oversikt.
Med Toplogic som ansvarlig for kontrollen slipper New Wave å gjennomgå hver enkelt fakturalinje manuelt.
– Nå stoler vi på at systemet fanger opp det som skal fanges opp. Det gjør hverdagen mye enklere.
Betydelige besparelser – uten risiko
Prosessen resulterte også i konkrete økonomiske gevinster. New Wave oppnådde en årlig besparelse på rundt 8-9 prosent i transportkostnader.
– Første året var besparelsen estimert til rundt 1,2 millioner kroner, men vi endte faktisk opp nærmere 1,5 millioner, forteller Madsen.
Han fremhever også samarbeidsmodellen som en viktig grunn til at de valgte Toplogic.
For New Wave har samarbeidet dermed gitt både bedre kontroll over transportkostnader og en mer effektiv måte å følge opp transportavtalene på.
– Vi sparer mye tid på å sette dette bort til noen som jobber med det til daglig. Samtidig føler vi at vi har full kontroll over beslutningene vi tar.