Uteromsgruppen leverer løsninger som pergolaer, glasstak, utestuer, innglassing og solskjerming til kunder over hele Norge. Produktene kommer fra en rekke europeiske produsenter og samles på selskapets hovedlager utenfor Bergen, før de sendes videre til de ulike prosjektene.

Spesialtilpassede produkter krever presis logistikk

En enkelt kunde kan ha bestilt produkter fra flere leverandører, og det er avgjørende at alle delene kommer fram til riktig tid. Mange av produktene har dessuten ukurante lengder og dimensjoner, noe som gjør transporten mer krevende enn ved vanlig stykkgods.

– Vi har mye av det transportørene kaller spesialgods. For oss er det jo helt vanlige varer, fordi det er dette vi alltid jobber med. Men i transportsammenheng skjønner jeg at det er snakk om varer med litt spesielle mål og størrelser, forteller Torbjørn Skutle, logistikkansvarlig i Uteromsgruppen.

Selskapet benytter eksterne montasjefirmaer til å gjennomføre installasjonene hos kundene. Dermed er forutsigbar leveringstid helt avgjørende.

– Vi er veldig avhengige av presisjon og forutsigbarhet. Hvis varene ikke er fremme når montørene kommer, står det plutselig fire mann og spinner i grusen. Da blir det fort dyrt, understreker Skutle.

Ønsket å teste en avtale som allerede fungerte godt

Da Uteromsgruppen kom i kontakt med Toplogic, hadde selskapet allerede et godt etablert transportopplegg som de var godt fornøyd med. Transportløsningen var dessuten tett integrert med selskapets egne systemer. Et leverandørbytte ville derfor innebære mer enn bare å inngå en ny avtale.

– Vi var veldig godt etablert med transportøren vi brukte, og det var et bevisst valg. Jeg var tydelig overfor Toplogic på at det skulle ganske mye til for at vi ville bytte. Det holder ikke å spare noen få tusenlapper når vi har et opplegg som fungerer godt og er integrert i systemene våre, forklarer Skutle.

Likevel var han åpen for å undersøke om avtalen kunne forbedres. Etter et innledende møte med Toplogic bestemte selskapet seg for å la transportekspertene gjennomgå dagens løsning og hente inn alternative tilbud.

Les også om hvordan du kan få full kontroll på dine fraktkostnader med Toplogics løsning for fraktkostnadskontroll (FCC):
https://www.toplogic.no/full-kontroll-pa-fraktkostnadene-uten-tidkrevende-fakturasjekk/

Lite arbeid internt – Toplogic tok seg av analysene

En viktig forutsetning for samarbeidet var at prosessen ikke skulle kreve mye tid fra Uteromsgruppen. Skutle hadde begrenset kapasitet til å gjennomføre en omfattende transportanalyse og anbudsprosess på egen hånd.

– Jeg gjorde egentlig ikke så veldig mye. Vi hentet ut noen rapporter, sendte over fakturaer og litt annet grunnlag. Så tok Toplogic seg av resten av analysearbeidet og alt som måtte til for å innhente tilbud. Det passet meg veldig bra, sier han.

Toplogic analyserte transportgrunnlaget og gjennomførte en anbudsprosess innenfor rammene Uteromsgruppen hadde satt. Blant de viktigste kravene var at én transportpartner skulle kunne håndtere både import, nasjonalt stykkgods, større partiforsendelser og pakker.

– Det var helt uaktuelt for oss å ha én leverandør på import, en annen på stykkgods og en tredje på pakkesendinger. Vi ønsket én transportpartner å forholde oss til, og det la naturligvis noen føringer for hvilke tilbud som var aktuelle, forklarer Skutle.

Syv prosent lavere kostnader – med samme transportpartner

Etter gjennomgangen og anbudsprosessen viste det seg at den eksisterende transportpartneren fortsatt hadde det beste tilbudet. Uteromsgruppen kunne dermed videreføre et transportopplegg de allerede kjente godt, men på forbedrede betingelser.

Ifølge Toplogics beregninger innebærer den nye avtalen en besparelse på rundt 7 prosent.

– Jeg er alltid fornøyd med å få bedre priser. Men det er også verdifullt å få bekreftet at vi faktisk har en god avtale, sier Skutle.

For Uteromsgruppen var dette et viktig resultat. Selskapet slapp å gjøre endringer i etablerte rutiner, systemintegrasjoner og transportflyt, samtidig som konkurransen i markedet bidro til bedre økonomiske betingelser.

– Vi har egentlig fortsatt å jobbe akkurat som før, bare med en noe forbedret avtale. Og det er vi fornøyde med, forteller han.

Viktig å stille tydelige krav

Skutle er fornøyd med samarbeidet og trekker spesielt frem at Toplogic tok ansvar for analysearbeidet og anbudsprosessen, slik at den interne tidsbruken ble begrenset.

Samtidig mener han det er viktig at bedrifter som vurderer en slik gjennomgang, er tydelige på egne behov og prioriteringer fra starten.

– Hvis du går inn i et møte med Toplogic, bør du være veldig tydelig på hva du ønsker. Har du spesielle behov eller føringer, må du gjøre dem klare for hvordan arbeidet skal gjennomføres. Da tror jeg resultatet kan bli bra, sier han.

For Uteromsgruppen ble resultatet både lavere fraktkostnader og en bekreftelse på at transportløsningen fortsatt var riktig for virksomheten.

– Utfallet av en slik gjennomgang kan være at du får en forbedret avtale, eller at du får bekreftet at den avtalen du allerede har, er god. Begge deler har verdi, avslutter Skutle.