K J Brusdal AS er en del av den landsdekkende Norengros-kjeden og leverer produkter og forbruksvarer til både offentlige og private kunder i hele Vestland fylke. Med egen transportavdeling og egne sjåfører håndterer selskapet mye av den lokale distribusjonen selv, mens en betydelig del av distribusjonen håndteres av en ekstern transportpartner

Store avstander og krevende geografi stiller høye krav til logistikken. For logistikksjef Trond Oppedal er det derfor avgjørende å ha transportavtaler som kombinerer konkurransedyktige priser med god leveringskvalitet.

Ville kvalitetssikre transportavtalen

K J Brusdal hadde gjennom mange år benyttet samme transportleverandør og var godt fornøyd med samarbeidet. Samtidig ønsket selskapet å få sjekket avtalene sine mot markedet ellers.

– Vi var fornøyde med transportøren vår, men ønsket å få bekreftet at vi hadde en konkurransedyktig avtale. Hva fantes egentlig av alternativer i markedet? Det var bakgrunnen for at vi syntes det var interessant å gå videre med Toplogic, forklarer Oppedal.

Toplogic gjennomførte en anbudsprosess der rundt 20 transportører ble invitert til å delta. Seks leverandører gikk videre til en ny runde med forbedrede tilbud. Resultatet bekreftet at den eksisterende transportpartneren fortsatt var det beste alternativet, samtidig som K J Brusdal oppnådde forbedrede prisbetingelser.

– Jeg opplevde prosessen som utelukkende positiv. Toplogic er profesjonelle og har god kompetanse på dette. Vi fikk vurdert flere alternativer opp mot hverandre og satt til slutt igjen med en forbedret avtale hos transportøren vi allerede brukte, fortsetter logistikksjefen.

Oppedal understreker at pris ikke er det eneste som teller. Leveringspresisjon, god kundeservice og muligheten til rask oppfølging er minst like viktig.

– Pris er selvfølgelig viktig, men det er ikke nødvendigvis det viktigste. Vi må ha en transportør som leverer godt, slik at vi unngår kundeklager. Når de i tillegg kan matche de andre på pris, blir valget enklere.

Fra manuell fakturakontroll til enkel oversikt

I tillegg til transportanbudet valgte K J Brusdal å prøve Toplogics løsning for fraktkostnadskontroll (FCC) gjennom en tolvmåneders prøveperiode.

Tidligere hadde selskapet ingen systematisk kontroll av fraktkostnadene utover en manuell gjennomgang av fakturaene. Med mange hundre leveranser på én faktura var arbeidet både omfattende og tidkrevende. I praksis ble kontrollen derfor begrenset til sendinger der kostnaden skilte seg ut.

– Med Toplogics løsning for fraktkostnadskontroll har dette blitt vesentlig enklere. Vi får nå rapporter som gir oversikt over kostnader, korrigeringer og eventuelle avvik uten at fakturaene må kontrolleres linje for linje. Løsningen gir dermed både bedre kostnadskontroll og betydelig redusert tidsbruk. Like viktig er tryggheten for at faktureringen samsvarer med avtalte betingelser.

Kvalitetssikre at fakturaene er riktige

For Oppedal handler fraktkostnadskontrollen først og fremst om å sikre at faktureringen stemmer med avtalte betingelser. Hensikten har ikke vært å lete etter feil hos transportøren, men å etablere en effektiv og pålitelig kvalitetssikring.

– Vi sparer selvfølgelig tid, men ikke minst får vi kvalitetssjekket at det vi blir fakturert, er riktig. Vi har også sett tilfeller der transportøren har fakturert for lite, så det går begge veier. Det viktigste for oss er at beløpene stemmer.

Dermed får selskapet både bedre oversikt og trygghet for at transportkostnadene blir fulgt opp på en systematisk måte.

Profesjonell oppfølging og større trygghet

Oppedal trekker også frem samarbeidet med Toplogic som en viktig del av den samlede opplevelsen. Vi opplever Toplogic som veldig profesjonelle. Det er hyggelige folk å samarbeide med, vi får god oppfølging, og vi vet at vi kan ringe hvis det er noe. Vi føler oss godt ivaretatt.

– Det mest verdifulle for oss er tryggheten i å vite at transportavtalen er konkurransedyktig, samtidig som vi har fått en langt enklere og mer systematisk kontroll av fraktkostnadene, avslutter Oppedal.