Fraktfakturaer blir stadig mer komplekse. Drivstofftillegg, miljøavgifter, valutajusteringer, sonetillegg og spesialgebyrer gjør det krevende å vite om fakturaene faktisk stemmer. Små avvik kan fort bli store kostnader over tid.
Mange bedrifter har gode transportavtaler på plass, men det betyr ikke nødvendigvis at fakturaene som kommer inn samsvarer med avtalene. Når volumene øker, blir det nærmest umulig å kontrollere alt manuelt.
En enkelt faktura kan inneholde hundrevis – eller tusenvis – av linjer med tillegg og beregninger. Selv små avvik kan derfor akkumulere til betydelige summer gjennom året.
Små avvik blir fort store summer
Det er lett å tenke at noen få kroner ekstra her og der ikke betyr så mye. Problemet oppstår når avvikene gjentas over tid.
Et drivstofftillegg som er feilberegnet, en ekstra avgift som ikke skulle vært lagt til, eller satser som ikke er oppdatert i henhold til avtalen, kan bli kostbart når det bli et høyt antall sendinger.
For virksomheter med store transportvolumer kan dette handle om betydelige beløp årlig.
Fakturakontroll handler om mer enn avvik
Mange forbinder fakturakontroll med å avdekke feilfakturering. Men gevinsten er ofte langt større.
God kontroll gir:
- bedre oversikt over transportkostnader
• mindre tid brukt på manuell kontroll
• bedre beslutningsgrunnlag
• innsikt i transportmønstre
• større mulighet til å optimalisere framtidige avtaler
Hos Toplogic brukes fakturadata også som grunnlag for rapportering og videre analyser. Dette gir innsikt som kan brukes både operativt og strategisk.
Når økonomi og logistikk slipper manuelt arbeid
Mange økonomi- og logistikkavdelinger bruker store ressurser på oppfølging av transportfakturaer.
Med automatisert fakturakontroll kan kontrollen skje løpende og tilpasses virksomhetens avtaler.
Resultatet er mindre administrasjon og mer tid til oppgaver som skaper verdi.
For spørsmålet er kanskje ikke om det finnes avvik – men om du faktisk har mulighet til å oppdage dem.